Rangkuman Pelatihan Darmabakti Softskill 2017

  1. Layanan Protokol

Pengetahuan tentang protokol diperlukan dalam mengawal suatu acara yang diadakan oleh organisasi tertentu. Pelayanan terhadap tamu akan mempengaruhi citra dari organisasi penyelenggara. Protokol yang sering dibahas adalah protokol perjamuan.

Protokoler perlu berkoordiansi dengan berbagai pihak seperti panitia pelaksana, biro rumah tangga, departemen pengamanan, petugas, penyedia logistik, dan pihak lain yang terkait kegiatan keprotokolan.

Protokol harus memperhatikan tata acara, tata krama, tata busana, dan tata warkat. Protokol harus menyiapkan rencana A, B, dan C. Apa yang harus dilakukan protokol adalah mengenai perencanaan, persiapan, koordinasi, dan pelaksanaan. Protokol harus memiliki kemampuan sebagai pencipta situasi, spirit melayani, dan mendukung image building. Dalam susunan keprotokolan diperlukan sikap pelayanan yang baik. Contoh: Cara menghormati menteri / pejabat tinggi dengan tata kram, bahasa, dan sikap.

  1. Protokol Perjamuan

Perjamuan adalah pertemuan makan dan minum / pesta / resepsi. Perjamuan bertujuan untuk menghormati tamu penting, merayakan suatu peristiwa tertentu, dan penyelenggaran rapat. Sifat perjamuan dibagi dua yaitu resmi (formal) dan tidak resmi (non formal). Jenis perjamuan ada empat macam yaitu coffe morning, lunch, dinner, dan tea party.

Terdapat beberapa acara yang sering membutuhkan protokol perjamuan seperti rapat, lokakarya, pelatihan, forum group discussion, musyawarah nasional, kongres, dan sebagainya.

Persiapan yang perlu diperhatikan untuk suatu perjamuan adalah: Konsep penyajian makanan yang dipilih, penyesuaian menu dengan tema, penyajian menu utama yang umum, penyeimbangan menu makanan, menghindari makanan yang ribet, dan penyediaan stok makanan yang cukup.

Menu adalah rangkaian jenis makanan dan minuman yang tersedia dan siap dihidangkan. Struktur menu adalah: makanan ringan, makanan pokok, dan makanan penutup. Menu memiliki beberapa susunan dan bentuk seperti bentuk klasik (14 menu) dan bentuk modern (4-5 jenis). Terdapat beberapa syarat penyusunan menu seperti dana, tema, jumlah porsi yang disediakan, dan waktu/durasi acara.

Penyajian menu berdasarkan urasi waktu dibagi menjadi tiga yaitu: Kurang dari dua jam untuk pertemeuan singkat yang mengundang anggota internal, dua hingga empat jam untuk pertemuan yang melibatkan pihak luar, dan lebih dari empat jam untuk pertemuan yang lama sehingga membutuhkan makanan kecil dan makan siang.

Teknik penyajian hidangan adalah cara menyuguhkan makanan kepada tamu dengan komposisi yang diatur dan disesuaikan disusun secara menarik agar dapat meningkatkan selera makan. Prinsip penyajian harus higienis dan sanitasi. Fungsi penyajian adalah untuk meningkatkan selera makan, memberi informasi jenis menu, menghormati tamu dengan makanan terbaik, dan menjadikan makanan lebih berkesan. Terdapat empat model penghidangan makanan yang sering dilakukan yaitu kemasan box, buffet, coffe break, banquet. Kemasan box merupakan bentuk paling sederhana dari sebuah perjamuan yang dapat berisi snack, makanan, maupun minuman. Makanan dan minuman dikemas dalam sebuah box, besar kecilnya box menyesuaikan jenis acara. Buffet adalah perjamuan yang makanannya dihidangkan secara prasmanan, dapat juga dalam bentuk meja panjang maupun gubug. Menu prasmanan memberi harga lebih murah dibanding menu gubuk. Menu yang disajikan biasanya standar dan kurang memberi kesan mewah, hal yang harus diperhatikan adalah menghindari kejadian kekurangan hidangan. Menu gubuk dihidangkan dalam gubuk gubuk dengan harga lebih mahal. Coffe break biasanya berada pada sesi pagi sebelum acara dimulai maupun di tengah acara. Sajian berupa kopi atau teh, dengna kudapan ringan berupa kue atau jajan pasar.

Terdapat beberapa teknik dan etika dalam distribusi makanan. Penanganan tamu VVIP / VIP sebaiknya menggunakan ruang transit, yang memiliki fungsi antara lain: sebagai transit tamu selagi menunggu kesiapan acara dan sebagai energizer tamu dan menghidangkan hidangna yang berlebihan dalam acara. Penanganan tamu yang ada di dalam ruangan terdapat empat tahap yaitu:

  • Jika menggunakan podium, sebaiknya cukup diberikan air minum, disiapkan dan dipastikan selalu diganti setiap sesi.
  • Jika menggunakan meja pemateri, dihindari makanan yang berlebihan, biasanya cukup air minum yang disediakan sebelumnya dan dipastikan diganti setiap sesi.
  • Untuk peserta tamu / VVIP / VIP, hidangan dihantarkan ketika tamu VVIP/VIP telah duduk di kursi yang disediakan.
  • Untuk peserta biasa, hidangan dapat diambil pada saat registrasi atau ketika coffe break.
  1. Teknik Pembuatan Surat Dinas

Pembuatan surat dinas harus memperhatikan kata baku Bahasa Indonesia. Beberapa hal yang harus dimiliki Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (Permendikbud Nomor 50 tahun 2015). Pedoman lain adalah Kamus Besar Bahasa Indonesia Kelima.

  • Tautan daring

http://kbbi.kemdikbud.go.id/

  • Tautan luring

Android:

https://play.google.com/store/apps/details?Id=yuku.kbbi5

iOS:

http://itunes.apple.com/us/app/kamus-besar-bahasa-indonesia/Id1173573777

Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak kepada pihak lain. Surat dinas berkaitan dengan administrasi pemerintahan dan pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintahan. Naskah dinas yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan (Peraturan Rektor UGM, Nomor 2/P/SK/HT/2015).

Fungsi surat antara lain: pengganti pertemuan langsung, duta organisasi, pedoman kerja, bukti tertulis, yang selanjutnya dapat berfungsi historis, yuridis, dan administratif, dan pembentukan citra. Syarat-syarat dinas yang baik adalah sebagai berikut: Penampilan baik:bersih, rapi, dan format menarik. Isi singkat, jelas, dan eksplisit, bahasa resmi, baku, dan santun. Hindari kesalahan: sapaan, nama, alamat, dan isi surat.

Menurut Peraturan Rektor UGM Nomor 2/P/SK/HT/015, bagian-bagian surat dinas terdiri dari:

  1. Kepala
  2. Pembuka:
  • Nomor
  • Lampiran
  • Hal
  • Tanggal
  • Alamat tujuan
  1. Isi
  • Kalimat Pembuka
  • Isi pokok
  • Kalimat penutup
  1. Penutup:
  • Nama jabatan penanda tangan surat
  • Tanda tangan
  • Cap dinas
  • Nama pejabat penanda tangan surat
  • Nomor induk penanda tangan surat
  • Tembusan (jika ada)

Sifat surat terdiri atas:

  • Sangat rahasia
  • Rahasia
  • Biasa

Sangat rahasia merupakan sifat surat yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan yang tinggi dan mempunyai hubungan keamaan  dan keselamatan negara serta hanya dikethaui oleh pejabat yang berhak menerima. Rahasia merupakan sifat surat yang informasinya membutuhkan pengamanan khusus. Biasa merupakan sifat surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus.

Beberapa contoh kalimat penutup yang tepat: Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih; Atas bantuan Bapak, kami mengucapkan terima kasih; Semoga kegiatan Saudara dapat berjalan lancar.

  1. Mengenal NETIQUETTE Sebelum Berinternet

Tujuan dari mengenal NETIQUETTE adalah mahasiswa dapat menerapkan netiquette dalam berkomunikasi daring sehingga dapat membentuk SANG JUARA (Santun, Adil, Nasionalisme, Gembira, Jujur, Unggul, Amanah, Religius, Andal). Kata netiquette lahir pada tahun 1982 di tahun yang sama kata internet lahir. Netiquette adalah aturan tentang cara yang tepat dan sopan untuk berkomunikasi dengan orang-orang ketika menggunakan internet.

Data KOMINFO pada Desember 2016 merilis 800 ribu situs penyebar hoax di Indonesia. Pada Januari 2017 KOMINFO merilis 300 akun media social berisi konten negatif.

Terdapat beberapa aturan inti dalam netiquette yaitu:

  • Tinjau ulang pesan yang telah dirancang
  • Hindari CAPSLOCK, huruf menujukkan berteriak dan tidak professional
  • Tahan diri untuk menghina orang lain, ini merupakan cyberbullying.
  • Kirim pesan dalam periode yang tepat sesuai dengan pesan yang dikirim.
  • Mengunjungi situs yang aman.

Komunikasi yang efektif  adalah singkat dan langsung pada inti dan dengan Bahasa yang baik.

  • Penggunaan hyperlink dalam penjelasan
  • Penggunaan link shortener
  • Penyampaian jelas, bukan Bahasa asing.
  • Mematuhi hukum hak cipta, tidak plagiat.
  • Penggunaan Bahasa sesuai target yang dituju
  • Hanya gunakan huruf tebal, miring atau alat garis bawah untuk penekanan.
  • Pilih kata yang sesuai, hindari kata-kata yang tidak senonoh.
  • Hindari penggunaan singkatan yang tidak lazim digunakan.

Golden Rule dalam berkomunikasi di media social adalah saling bersikap dan berperilaku sopan dan menghindari melakukan atau menyampaikan seusatu secara daring yang tidak dilakukan secara tatap muka.

Mulai saat ini, mulai dari diri sendiri, gunakan media social untuk menambah pengetahuan, memperluas wawasan, menyebarkan nilai-nilai positif: optimism kerja keras, integritas, dan kejuuran, menjaga perdamaian solidaritas, nilai-nilai kebangsaan dan toleransi, mendorong produktivitas, kreativitas,dan inovasi.

jason.hartanto (11)

Mahasiswa Teknik Geologi UGM angkatan 2015

Leave a Reply

Your email address will not be published.